¿Cuáles son las etapas de un sumario administrativo?

Sumario Administrativo

En la primera parte de esta serie sobre el sumario administrativo, les explicamos qué es la responsabilidad administrativa y cuáles son los diferentes procesos disciplinarios para establecerla. En esta segunda parte te explicaremos cuáles son las etapas comunes a los sumarios administrativos, información que te permitirá hacer un correcto seguimiento de tu caso y, eventualmente, preparar una buena defensa en caso de ser instruido(a) de cargos.

Los sumarios administrativos constan de las siguientes etapas:

  1. Indagatoria
  2. Acusatoria
  3. Informativa
  4. Resolutiva
  5. Impugnatoria.

A continuación te explicamos más en detalle en qué consiste cada una.

Etapa Indagatoria

La etapa indagatoria de un sumario administrativo inicia desde la emisión de la resolución que ordena su instrucción hasta el cierre de la investigación (en el momento que se instruyen los cargos). Sus principales características son:

  • Es la fase de investigación propiamente tal. Quien investiga tiene amplias facultades para determinar si los hechos denunciados efectivamente existen y si le cabe participación a algún funcionario en estos (tomar declaraciones, solicitar oficios, documentos, otras.).
  • La designación del fiscal en la resolución que da inicio al procedimiento configura un cometido funcionario cuya observancia es obligatoria y está sujeta a responsabilidad administrativa en caso de incumplimiento (por ejemplo, si dilata mucho el procedimiento o no cumple con normas básicas de este).
  • Se le debe notificar del cargo de fiscal. En este momento, éste debe declarar si le cabe alguna causal de inhabilidad -conflicto de interés con la persona o caso a investigar- (aunque de todas formas pueden hacerlo durante el procedimiento si aparecen hechos que le resten imparcialidad).
  • Designado el fiscal, éste comienza a construir el expediente sumarial, que será secreto para el(la) acusado(a) hasta la instrucción de cargos.
  • El fiscal toma declaración del acusado(a). Desde este acto, el acusado(a) tiene plazo de dos días hábiles para impugnar al fiscal o actuario por falta de imparcialidad (a esto se le llama recusación).

Etapa Acusatoria

Cerrada la investigación, el fiscal puede sobreseer la causa (darla por finalizada por no encontrar hechos o responsables) o instruir cargos (se determinaron hechos y responsables). Es en este segundo caso que se da inicio a la etapa acusatoria, siendo sus características más importantes:

  • Los cargos deberán formularse en forma concreta, precisando específicamente los hechos constitutivos de la infracción, no siendo posible la imputación de conductas genéricas o imprecisas, que impidan asumir adecuadamente la defensa del caso.
  • El fiscal no puede dar su opinión en los cargos (ni durante el proceso), pues incumpliría el principio de objetividad e imparcialidad.
  • Se deben notificar los cargos personalmente o por carta certificada.
  • Desde su notificación corre el plazo para presentar descargos (2 o 5 días según corresponda).  
  • En los descargos, se puede adjuntar todo tipo de prueba y pedir diligencias probatorias. El fiscal deberá dar plazo especial para realizar estas diligencias (3 o 20 días según corresponda).

Etapa Informativa

En esta etapa se emite un informe o dictamen por parte del fiscal, proponiendo medidas disciplinarias, la absolución o el sobreseimiento a la autoridad competente.

  • El fiscal emite su dictamen una vez finalizado el plazo de descargos o periodo probatorio solicitado.
  • El fiscal debe hacer un relato completo de los hechos, de cómo ha comprobado la responsabilidad de funcionarios(as) y de las circunstancias atenuantes o agravantes de responsabilidad (que en general no se toman en cuenta). Finalmente, debe proponer sanción, absolución o sobreseimiento para que decida la autoridad competente.
  • Pueden darse eximentes de responsabilidad (legítima defensa, estado de necesidad, otros).
  • Las conclusiones del dictamen deben ser producto de los antecedentes del expediente (no puede concluir sanciones por conversaciones, dichos o intuición).

Etapa Resolutiva

En esta etapa, el Jefe Superior de Servicio o el Director Regional respectivo deben tomar la determinación o decisión de sobreseer, absolver o aplicar sanciones.

  • No está obligado a seguir la recomendación realizada por el informe o dictamen del fiscal.
  • Debe tomar su decisión en base a los principios de objetividad, imparcialidad y racionalidad (o sea, en caso de aplique sanción, ésta debe ser proporcional a la gravedad del hecho y justificada según los antecedentes del caso).

Etapa Impugnatoria

Una vez notificada la decisión del(la) Jefe Superior de Servicio o del Director Regional respectivo, comienza a correr el plazo del(la) funcionario(a) para impugnar la decisión tomada por la autoridad.

  • Existe el recurso de reposición (reclamo ante la misma autoridad que dictaminó la sanción) y de apelación (reclamo ante el superior jerárquico de la autoridad que dictaminó la sanción).
  • El recurso de apelación sólo puede presentarse en subsidio (y junto con) el de reposición (o sea, sólo se aplica en caso de que rechacen este último).
  • Plazo de 2 o 5 días desde la notificación de la sanción según procedimiento que corresponda.

Finalmente, la sanción se aplicará desde que esté totalmente tramitado el acto administrativo. Esto quiere decir que, sólo una vez que Contraloría General de la República haya tomado razón del procedimiento y éste sea notificado al funcionario(a) en cuestión, inicia la aplicación de la medida disciplinaria en caso de haber sido sancionado(a).

En la próxima entrada de esta serie sobre el sumario administrativo te mostraremos cuáles son los elementos más importantes a tener en cuenta para exigir un correcto, objetivo e imparcial procedimiento disciplinario.

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